Tekijä: Loila Group Oy

Tekoälyn luotettavuus – valehteleeko tekoäly? Tekoäly voi kuulostaa hämmästyttävän vakuuttavalta myös silloin, kun se on väärässä.

Se voi keksiä lähteen, sekoittaa kaksi asiaa keskenään, ilmoittaa vanhentuneen tiedon faktana tai täydentää puuttuvan tiedon tavalla, joka kuulostaa täysin uskottavalta.

Valehteleeko tekoäly siis?

Ei aivan siinä merkityksessä kuin ihminen valehtelee. Generatiivinen tekoäly ei lähtökohtaisesti yritä johtaa sinua harhaan. Ongelma liittyy siihen, miten kielimalli tuottaa vastauksia: se muodostaa todennäköisen vastauksen saamansa tiedon ja ohjeiden perusteella. Todennäköiseltä kuulostava vastaus ei kuitenkaan ole sama asia kuin tosi vastaus.

Siksi yksi tärkeimmistä tekoälytaidoista ei olekaan kysymysten esittäminen. Se on sen ymmärtäminen, milloin vastaukseen voi luottaa – ja milloin se pitää tarkistaa.

1. Älä anna tekoälylle lupaa arvailla

Tekoälyn ongelma ei yleensä ole se, ettei sillä olisi mitään sanottavaa. Päinvastoin. Se on usein erittäin hyvä tuottamaan vastauksen silloinkin, kun sillä ei ole riittävästi tietoa luotettavan vastauksen muodostamiseen.

Siksi tekoälyä käyttäessä kannattaa tehdä yksi asia selväksi: jos tietoa ei ole, sitä ei pidä keksiä.

Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun pyydät tekoälyltä faktatietoa, analysoit aineistoa tai tuotat sisältöä, jossa yksityiskohtien pitää pitää paikkansa.

Pelkkä kysymys:

Millaisia tuloksia yritys X saavutti vuonna 2025?

voi houkutella tekoälyn muodostamaan mahdollisimman uskottavan vastauksen myös silloin, kun sillä ei ole käytettävissään riittäviä tai ajantasaisia tietoja.

Parempi tapa on kertoa jo tehtävänannossa, miten haluat tekoälyn toimivan epävarmassa tilanteessa.

Kokeile esimerkiksi näin:

Vastaa kysymykseen vain sellaisten tietojen perusteella, joista voit olla perustellusti varma. Älä keksi tai päättele puuttuvia tietoja. Jos sinulla ei ole riittävästi tietoa johonkin kohtaan vastaamiseksi, kerro se selvästi. Jos vastaus riippuu ajantasaisesta tiedosta, kerro myös, että tieto pitäisi tarkistaa ajantasaisesta lähteestä.

Tämä ei tee tekoälystä erehtymätöntä. Se kuitenkin antaa sille paljon paremman ohjeen siitä, mitä tehdä silloin, kun varmaa vastausta ei ole.

Ja juuri tässä on yksi hyvän promptauksen tärkeimmistä oivalluksista:

Tekoälylle ei tarvitse kertoa vain, mitä sen pitää tehdä. Sille kannattaa kertoa myös, mitä sen pitää tehdä silloin, kun se ei pysty tekemään sitä luotettavasti.

2. Anna tekoälylle lähdeaineisto, kun faktatieto on ratkaisevaa

Yksi tehokkaimmista tavoista parantaa tekoälyn vastausten luotettavuutta on yksinkertainen: älä pyydä sitä tietämään – anna sille tieto, jota haluat sen käyttävän.

Jos käytössäsi on raportti, tutkimus, tilasto, ohjeistus, kokousmuistio tai muu luotettava aineisto, anna se tekoälylle ja rajaa tehtävä siihen.

Ero on merkittävä.

Sen sijaan, että kysyisit:

Mitä tässä asiassa pitäisi huomioida?

voit antaa tekoälylle alkuperäisen aineiston ja pyytää:

Käytä vastauksessasi ainoastaan liitteenä olevaa aineistoa. Älä täydennä vastausta muilla tiedoilla tai oletuksilla. Kerro jokaisen keskeisen väitteen yhteydessä, mihin aineiston kohtaan se perustuu. Jos kysymykseen ei löydy vastausta aineistosta, sano selvästi, ettei asia käy aineistosta ilmi.

Tämä on erityisen hyödyllistä työelämässä. Tekoälyn tehtäväksi voidaan antaa esimerkiksi pitkän raportin tiivistäminen, päätöksenteon kannalta olennaisten asioiden etsiminen tai useiden dokumenttien sisältämän tiedon kokoaminen.

Samalla on kuitenkin hyvä muistaa yksi asia: lähdeaineiston antaminen ei siirrä vastuuta tekoälylle.

Jos alkuperäinen aineisto on vanhentunutta, virheellistä tai puutteellista, tekoäly voi rakentaa vastauksensa sen varaan. Ja vaikka lähde olisi kunnossa, tekoäly voi edelleen tulkita sitä väärin. Siksi tärkeissä asioissa lopputulos kannattaa tarkistaa alkuperäisestä lähteestä.

Entä verkkolähteet?

Jos käytössä oleva tekoäly pystyy hakemaan ajantasaista tietoa verkosta, sama periaate pätee myös siellä. Pyydä sitä käyttämään ensisijaisia ja luotettavia lähteitä, kertomaan mihin väitteet perustuvat ja tuomaan epävarmuudet näkyviin.

Esimerkiksi:

Etsi tästä aiheesta ajantasainen tieto. Käytä ensisijaisesti alkuperäisiä ja virallisia lähteitä. Kerro, mihin lähteeseen kukin keskeinen väite perustuu. Jos eri lähteissä on ristiriitaista tietoa, älä valitse niistä yhtä varmaksi vastaukseksi, vaan kerro ristiriidasta.

Mitä tärkeämpi tieto on, sitä vähemmän tekoälyä kannattaa käyttää tietolähteenä – ja sitä enemmän työkaluna, joka auttaa käsittelemään varsinaisia tietolähteitä.

3. Tekoäly luotettavaksi – pyydä tekoälyä erottamaan faktat, tulkinnat ja epävarmuudet

Tekoälyn vastausten yksi hankalimmista piirteistä on se, että varma tieto, päätelmä ja epävarma oletus voivat näyttää tekstissä aivan samanarvoisilta. Kaikki voidaan esittää samalla vakuuttavalla äänensävyllä.

Siksi tekoälyä kannattaa pyytää tekemään ero niiden välille näkyväksi.

Jos esimerkiksi pyydät tekoälyä analysoimaan raporttia, yrityksen tilannetta tai jonkin ilmiön kehitystä, osa vastauksesta voi perustua suoraan lähteisiin ja osa olla tekoälyn tekemää tulkintaa. Molemmista voi olla hyötyä – kunhan tiedät, kumpaa olet lukemassa.

Kokeile tällä promptilla

Analysoi seuraava aihe tai aineisto ja jaa vastauksesi kolmeen osaan:

1. Varmistetut tiedot: asiat, jotka voidaan todeta käytettävissä olevan aineiston tai lähteiden perusteella. Kerro, mihin lähteeseen tai aineiston kohtaan tieto perustuu.

2. Tulkinnat ja päätelmät: asiat, jotka päättelet varmistettujen tietojen perusteella. Kerro lyhyesti, miten päädyit päätelmään.

3. Epävarmat tai puuttuvat tiedot: asiat, joista ei ole riittävästi tietoa luotettavan johtopäätöksen tekemiseen.

Älä esitä tulkintaa faktana. Jos et pysty varmistamaan jotakin tietoa, merkitse se epävarmaksi sen sijaan, että täydentäisit puuttuvan tiedon oletuksella.

Tällaista rakennetta voi soveltaa myös paljon arkisempiin tehtäviin. Jos esimerkiksi pyydät tekoälyä arvioimaan uutta liikeideaa, se voidaan ohjata erottelemaan antamasi faktat, niiden perusteella tehdyt päätelmät ja asiat, joista se tarvitsisi lisää tietoa.

Tällä on toinenkin hyöty: vastauksen tarkistaminen helpottuu. Sen sijaan, että joutuisit arvioimaan jokaisen virkkeen luotettavuutta erikseen, näet jo rakenteesta, mitä tekoäly itse käsittelee annettuna tietona ja missä se on siirtynyt tulkinnan puolelle.

Joskus kaikkein arvokkain tekoälyvastaus on: “Tätä en pysty käytettävissä olevien tietojen perusteella varmistamaan.”

4. Tekoäly luotettavaksi – pyydä lähteet – mutta älä luota niihinkään automaattisesti

Lähteiden pyytäminen tekoälyltä kuulostaa yksinkertaiselta keinolta varmistaa vastauksen luotettavuus. Ja sitä se osittain onkin.

Mutta tässä piilee yksi tärkeä ansa: lähdeviite ei vielä todista, että väite on totta.

Tekoäly voi joissakin tilanteissa antaa lähteeksi oikean verkkosivuston, mutta kyseiseltä sivulta ei löydykään sen esittämää tietoa. Se voi yhdistellä eri lähteiden sisältöjä väärin tai viitata vanhentuneeseen tietoon. Jos sillä ei ole käytettävissään oikeaa lähdehakua, se voi pahimmillaan muodostaa jopa uskottavalta näyttävän lähteen, jota ei ole olemassa.

Siksi lähteiden kohdalla kannattaa tarkistaa ainakin kaksi asiaa: onko lähde oikeasti olemassa ja tukeeko se juuri sitä väitettä, jonka tekoäly sen perusteella esittää.

Kokeile tällä promptilla

Selvitä aiheesta ajantasainen tieto ja kerro käyttämäsi lähteet. Käytä ensisijaisesti alkuperäisiä ja virallisia lähteitä.

Älä anna lähdettä, jonka sisältöä et ole pystynyt tarkistamaan. Varmista ennen vastaamista, että lähde todella tukee väitettä, johon viittaat.

Jos alkuperäistä lähdettä ei löydy tai et pysty varmistamaan tietoa luotettavasti, kerro se sen sijaan, että muodostaisit vastauksen oletuksen perusteella.

Lähteiden valinnassakin tekoäly tarvitsee joskus ohjausta. Jos kysyt esimerkiksi verotuksesta, alkuperäinen lähde voi olla Verohallinto. Lainsäädännössä se voi olla Finlex ja yrityksen omista tuotteista tai palveluista kysyttäessä yrityksen oma ajantasainen dokumentaatio.

Hakutulosten kärjessä oleva blogikirjoitus tai keskustelupalsta voi olla hyödyllinen jossakin tarkoituksessa, mutta se ei välttämättä ole paras paikka faktan varmistamiseen.

Lähde voi olla oikea ja vastaus silti väärä.

Tämä on tärkeä ero.

Tekoäly voi löytää täysin oikean lähteen ja silti tulkita sen sisältöä väärin. Siksi erityisen tärkeää tietoa tarkistettaessa kannattaa avata alkuperäinen lähde itse ja varmistaa, että siinä todella sanotaan se, mitä tekoäly väittää.

Tekoälyä voi käyttää myös tässä apuna:

Listaa vastauksesi tärkeimmät faktaväitteet. Kerro jokaisen kohdalla tarkka lähde ja se, mistä lähteen kohdasta tieto löytyy. Merkitse erikseen väitteet, joille et löydä suoraa tukea lähteistä.

Lähteiden pyytäminen ei siis poista lähdekritiikin tarvetta. Se tekee lähdekritiikistä helpompaa.

5. Tekoäly luotettavaksi – pyydä tekoälyä haastamaan oma vastauksensa

Tekoälyn ensimmäistä vastausta ei tarvitse pitää lopullisena vastauksena. Yksi hyödyllisimmistä tavoista käyttää tekoälyä on pyytää sitä arvioimaan kriittisesti juuri tuottamaansa sisältöä.

Ensimmäisessä vastauksessa tekoäly pyrkii yleensä ratkaisemaan sille annetun tehtävän. Seuraavassa vaiheessa sen tehtävän voi vaihtaa: nyt tarkoituksena ei ole enää vastata kysymykseen, vaan etsiä omasta vastauksesta heikkouksia, perusteettomia oletuksia ja asioita, jotka pitäisi vielä tarkistaa.

Kokeile tällä promptilla

Arvioi edellinen vastauksesi nyt kriittisesti.

Etsi siitä väitteet, jotka voivat olla virheellisiä, vanhentuneita tai perustua oletuksiin. Kerro, mitkä tiedot vaativat tarkistamista alkuperäisestä lähteestä ja missä kohdissa vastauksesi perustuu tulkintaan eikä varmistettuun tietoon.

Jos huomaat virheen, korjaa se. Jos et pysty varmistamaan jotakin tietoa, sano se selvästi.

Tämä voi paljastaa yllättävän paljon. Tekoäly saattaa toisella kierroksella huomauttaa itse, että jokin sen esittämä tieto riippuu esimerkiksi ajankohdasta, puuttuvasta lähteestä tai oletuksesta, jota alkuperäisessä kysymyksessä ei edes annettu.

Mutta tässäkin on hyvä säilyttää terve epäluulo: tekoälyn tekemä tarkistus on edelleen tekoälyn tekemä tarkistus.

Se voi jättää oman virheensä huomaamatta. Se voi myös päätyä muuttamaan alun perin oikean vastauksen vääräksi. Siksi tätä menetelmää ei kannata ajatella varsinaisena faktantarkistuksena, vaan ylimääräisenä tarkistuskierroksena.

Kokeile myös näkökulman vaihtamista

Pelkkää “tarkista vastauksesi” -kehotusta tehokkaampaa voi olla antaa tekoälylle uusi tehtävä:

Toimi nyt tämän vastauksen kriittisenä tarkastajana. Tehtäväsi on etsiä siitä virheitä, heikosti perusteltuja väitteitä, piileviä oletuksia ja kohtia, joissa tarvitaan parempi lähde. Älä puolusta alkuperäistä vastausta, vaan yritä löytää siitä ongelmia.

Tätä tapaa voi käyttää muuhunkin kuin faktatiedon tarkistamiseen. Tekoälyä voi pyytää etsimään esimerkiksi liiketoimintasuunnitelman heikkouksia, haastamaan markkinointi-idean oletuksia tai kertomaan, mitä näkökulmia omasta suunnitelmasta on jäänyt huomioimatta.

Tekoälystä saa enemmän irti, kun sitä ei käytä vain vastaajana. Sitä voi käyttää myös oman vastauksensa haastajana.

6. Tekoälyä ei tarvitse epäillä koko ajan – mutta mitkä tiedot on tarkistettava aina?

Kaikkia tekoälyn vastauksia ei tarvitse tarkistaa samalla tarkkuudella.

Jos pyydät tekoälyä keksimään kymmenen otsikkoideaa blogikirjoitukselle, suurta vahinkoa ei synny, vaikka muutama ehdotus olisi kehno. Jos taas käytät tekoälyn antamaa tietoa sopimuksessa, talouslaskelmassa, viranomaisviestinnässä tai päätöksenteon pohjana, tilanne on aivan toinen.

Hyvä nyrkkisääntö on yksinkertainen:

Mitä suuremmat seuraukset virheellisellä tiedolla olisi, sitä tärkeämpää tieto on tarkistaa.

Tarkistamisen tarve kasvaa erityisesti silloin, kun kyse on esimerkiksi terveydestä, juridiikasta, taloudesta, turvallisuudesta, lainsäädännöstä tai muusta ajantasaisesta tiedosta. Sama koskee yrityksen tai organisaation nimissä julkaistavaa faktatietoa: vastuu julkaistusta sisällöstä ei siirry tekoälylle.

Kysy itseltäsi ennen kuin käytät vastausta

Tekoälyn tuottaman tiedon kohdalla voi tehdä nopean kolmen kysymyksen tarkistuksen:

• Mitä tapahtuu, jos tämä tieto on väärin?
• Perustuuko vastaus lähteeseen, jonka voin tarkistaa?
• Onko kyse faktasta vai tekoälyn tekemästä tulkinnasta?

Jos ensimmäiseen kysymykseen vastaus on “tästä voisi aiheutua oikeasti ongelmia”, alkuperäinen lähde kannattaa tarkistaa.

Tekoälyltä voi myös pyytää apua tämän arvioimiseen:

Arvioi, mitkä tämän vastauksen tiedot minun pitäisi tarkistaa ennen kuin käytän niitä käytännössä. Huomioi erityisesti tiedot, jotka voivat muuttua ajan myötä tai joiden virheellisyydellä voisi olla taloudellisia, oikeudellisia, terveydellisiä, turvallisuuteen liittyviä tai muita merkittäviä seurauksia. Kerro myös, millaisesta alkuperäisestä lähteestä kukin tieto kannattaisi varmistaa.

Tekoälyä ei tarvitse epäillä koko ajan

Tarkoitus ei ole tehdä tekoälyn käyttämisestä raskasta faktantarkistusprojektia.

Ideoinnissa, tekstin muotoilussa, vaihtoehtojen etsimisessä, oman ajattelun haastamisessa ja monissa muissa matalan riskin tehtävissä tekoälyä voi käyttää paljon vapaammin.

Oleellista on oppia tunnistamaan ero kahden tilanteen välillä:

Käytänkö tekoälyä apuna ajattelemaan – vai luotanko sen antamaan tietoon?

Ensimmäisessä tekoäly voi olla erinomainen työpari. Jälkimmäisessä tarvitaan myös lähdekritiikkiä.

Valehteleeko tekoäly siis?

Ei varsinaisesti. Tekoäly ei valehtele samalla tavalla kuin ihminen, koska sillä ei ole tarkoitusta johtaa sinua harhaan. Se voi silti tuottaa väärää tietoa erittäin vakuuttavasti.

Siksi tekoälyn kanssa tärkeä taito ei ole vain hyvien promptien kirjoittaminen. Yhtä tärkeää on osata arvioida, mihin vastaus perustuu, mitä siitä kannattaa tarkistaa ja milloin tekoälylle pitää antaa enemmän tietoa ennen kuin siltä voi odottaa hyvää vastausta.

Luotettavampia vastauksia saat, kun annat tekoälylle riittävästi taustatietoa ja lähdeaineistoa, kiellät sitä täydentämästä puuttuvia tietoja arvauksilla, pyydät erottamaan faktat tulkinnoista ja tarkistat tärkeät tiedot alkuperäisistä lähteistä.

Tekoälyä ei siis tarvitse pelätä siksi, että se voi olla väärässä. Sen sijaan kannattaa oppia käyttämään sitä niin, ettei vakuuttava vastaus automaattisesti tarkoita sinulle oikeaa vastausta.

Tekoäly luotettavaksi: kopioi tämä prompti luotettavampiin vastauksiin

Tämän ohjeen voi tallentaa ja lisätä esimerkiksi sellaisiin tehtäviin, joissa vastauksen oikeellisuudella on merkitystä:

Vastaa vain sellaisten tietojen perusteella, joista voit olla perustellusti varma. Älä keksi puuttuvia tietoja, lähteitä tai yksityiskohtia.

Jos et tiedä tai pysty varmistamaan jotakin asiaa, sano se selvästi.

Erottele toisistaan varmistetut tiedot, omat tulkintasi ja epävarmat tiedot. Jos käytät lähteitä, suosi alkuperäisiä ja ajantasaisia lähteitä ja varmista, että lähde todella tukee esittämääsi väitettä.

Kerro lopuksi, mitkä vastauksesi tiedot minun kannattaa vielä tarkistaa alkuperäisestä lähteestä ennen niiden käyttämistä.

Tärkeä huomio: tällainenkaan prompti ei tee tekoälystä erehtymätöntä. Se ei ole taikakomento, joka poistaa virheet tai hallusinaatiot. Sen tarkoitus on ohjata tekoälyä tuomaan epävarmuudet paremmin näkyviin ja vähentämään perusteettomia oletuksia.

Paras tekoälytaito ei ehkä ole promptaaminen

Tekoälytyökaluja tulee lisää, niiden ominaisuudet muuttuvat ja tämän päivän parhaat promptit voivat näyttää muutaman vuoden päästä vanhanaikaisilta.

Yksi taito säilyy silti.

Älä kysy vain: “Mitä tekoäly vastasi?”

Kysy myös:

“Mihin tämä vastaus perustuu – ja onko minulla syytä luottaa siihen?”

Kun tämän muistaa, tekoälystä tulee huomattavasti hyödyllisempi työpari.

Ei siksi, että se olisi aina oikeassa.

Vaan siksi, että sinä osaat tunnistaa, milloin sen pitää olla.

Lähteet ja lisätietoa:

OpenAI – Why language models hallucinate
OpenAI Help Center – Does ChatGPT tell the truth?

Lue myös:

Tekoäly vie työpaikkasi. Vai viekö?
Tekoäly ei ole hakukone. Paitsi silloin kun se on.
Miten tekoälyä kannattaa hyödyntää yrityksen arjessa?

Tekoälystä puhutaan paljon, mutta yrityksen kannalta olennaisin kysymys ei ole, mitä kaikkea tekoäly osaa, vaan miten tekoälyä voidaan hyödyntää yrityksen arjessa. Olennaista on löytää ne kohdat omasta työstä, joissa siitä on oikeasti hyötyä. Parhaimmillaan tekoäly säästää aikaa, vähentää turhaa työtä ja vapauttaa aikaa siihen, missä ihmistä oikeasti tarvitaan.

Tekoälystä on eniten hyötyä siellä, missä työ oikeasti tapahtuu

Tekoälyn käyttöönotto ei tarkoita sitä, että yrityksen pitäisi hankkia kerralla uusia järjestelmiä tai automatisoida koko toimintansa. Usein paras paikka aloittaa löytyy paljon lähempää: yhdestä toistuvasta työtehtävästä, johon kuluu viikosta toiseen tarpeettoman paljon aikaa.

Se voi olla sähköposteihin vastaamista, sisältöjen suunnittelua, pitkien aineistojen läpikäyntiä, tarjousten valmistelua tai tiedon etsimistä useasta eri paikasta. Kun tällainen työvaihe tunnistetaan, voidaan miettiä, voisiko tekoäly tehdä siitä osan nopeammin – tai ainakin helpottaa ihmisen työtä.

Hyvä lähtökohta on siis yksinkertainen: älä aloita työkalusta. Aloita ongelmasta.

7 käytännön tapaa hyödyntää tekoälyä yrityksessä

Tekoälyn hyödyntämisen ei tarvitse alkaa suuresta projektista. Usein jo yhden arkisen työvaiheen tekeminen fiksummin voi säästää yllättävän paljon aikaa. Tässä seitsemän näkökohtaa, joista käsin oman yrityksen arkea kannattaa tarkastella.

1. Sisältöjen ideointi ja ensimmäisten luonnosten tekeminen

Tyhjän sivun tuijottaminen vie yllättävän paljon aikaa. Tekoälyä voi käyttää esimerkiksi somejulkaisujen, uutiskirjeiden, verkkosivutekstien tai blogiartikkeleiden ideointiin ja ensimmäisten luonnosten tekemiseen.

Valmista sisältöä ei kuitenkaan kannata julkaista sellaisenaan. Yrityksen oma näkökulma, asiantuntemus ja äänensävy tekevät sisällöstä kiinnostavaa – tekoäly voi nopeuttaa matkaa ensimmäisestä ajatuksesta valmiiseen tekstiin.

Kokeile käytännössä: anna tekoälylle pelkän aiheen sijaan myös kohderyhmä, tavoite, haluttu sävy ja tieto siitä, mitä lukijan pitäisi sisällön jälkeen tietää tai tehdä.

Kokeile tällä promptilla

Auta minua suunnittelemaan sisältöä seuraavasta aiheesta: [aihe].

Kohderyhmä: [kenelle sisältö on tarkoitettu]
Tavoite: [mitä haluan lukijan ymmärtävän, tuntevan tai tekevän]
Kanava: [esim. verkkosivu, LinkedIn, Instagram, uutiskirje]
Äänensävy: [esim. asiantunteva, helposti lähestyttävä ja selkeä]

Ehdota ensin 5 erilaista näkökulmaa aiheeseen. Älä kirjoita vielä valmista sisältöä.

Kerro jokaisesta näkökulmasta lyhyesti:
– mikä on sen pääajatus
– miksi se voisi kiinnostaa kohderyhmää
– millainen otsikko tai aloitus voisi herättää huomion.

Vältä itsestäänselvyyksiä ja yleisiä markkinointifraaseja. Älä keksi faktoja, lukuja tai lähteitä. Jos näkökulma edellyttäisi tietoa, jota en ole antanut, kerro mitä tietoa tarvitset.

Miksi ensin vain näkökulmat? Kun tekoälyä pyytää kirjoittamaan heti valmiin tekstin, se päättää samalla puolestasi, mistä näkökulmasta aihetta käsitellään. Pyytämällä ensin vaihtoehtoja säilytät itse paremmin sisällön suunnan ja voit käyttää tekoälyä aidosti ideoinnin apuna.

2. Paperisten aineistojen muuttaminen sähköiseen muotoon

Kaikki yrityksen tai organisaation tarvitsema tieto ei aina löydy valmiiksi sähköisessä muodossa. Arkistosta voi löytyä esimerkiksi vanha suunnitelma, ohje, lomake, taulukko tai muu paperinen aineisto, josta tarvittaisiin muokattava ja nykyaikainen digitaalinen versio.

Tekoäly voi nopeuttaa tällaista työtä huomattavasti. Paperisen aineiston voi esimerkiksi kuvata tai skannata ja tekoälyn avulla sen sisältö voidaan tunnistaa, jäsentää ja muotoilla uudelleen haluttuun muotoon. Lopputuloksena voi olla vaikkapa selkeä tekstiasiakirja, taulukko, päivitetty ohje tai uuden dokumentin ensimmäinen luonnos.

Oleellista on kuitenkin tarkistaa tekoälyn tuottama sisältö alkuperäistä aineistoa vasten. Myös tietosuoja, tietoturva ja käytettävän tekoälypalvelun ehdot täytyy huomioida ennen aineiston syöttämistä palveluun – kaikkea materiaalia ei voi käsitellä missä tahansa tekoälypalvelussa.

Kokeile käytännössä: etsi työstäsi paperinen dokumentti, jonka tietoja joudutaan edelleen käyttämään tai kopioimaan käsin. Mieti ensin, millaisessa sähköisessä muodossa siitä olisi eniten hyötyä, ja pyydä vasta sen jälkeen tekoälyä muodostamaan aineistosta halutunlainen rakenne.

Kokeile tällä promptilla:

Olen liittänyt mukaan kuvan/skannauksen paperimuotoisesta asiakirjasta.

Muunna sen sisältö sähköiseen, muokattavaan muotoon. Säilytä kaikki alkuperäisen asiakirjan asiasisältö, mutta jäsennä se selkeästi otsikoiden, kappaleiden ja tarvittaessa luetteloiden tai taulukon avulla.

Älä keksi tai täydennä puuttuvia tietoja. Jos jokin kohta ei erotu kuvasta varmasti, merkitse se muodossa [epäselvä].

Tarkista lopuksi, että kaikki kuvassa näkyvä olennainen sisältö löytyy sähköisestä versiosta.

Muotoile lopputulos niin, että voin siirtää sen helposti [Word-asiakirjaan / Excel-taulukkoon / uuteen ohjeeseen / lomakepohjaan]

Vielä parempi lopputulos syntyy, kun kerrot tekoälylle myös, mihin dokumenttia käytetään. Esimerkiksi: “Tästä tulee henkilöstölle tarkoitettu työohje. Tee rakenteesta helposti silmäiltävä, mutta älä muuta alkuperäisen ohjeen sisältöä.”

3. Pitkien aineistojen tiivistäminen ja olennaisen tiedon löytäminen

Pitkän raportin, sopimuksen, selvityksen tai muun aineiston läpikäymiseen voi kulua paljon aikaa – etenkin silloin, kun siitä etsitään vain muutamaa tiettyä asiaa. Tekoäly voi auttaa hahmottamaan laajoja kokonaisuuksia, tekemään niistä tiivistelmiä ja etsimään aineistosta juuri haluttuun kysymykseen liittyviä kohtia.

Pelkkä “tiivistä tämä” ei kuitenkaan välttämättä tuota kovin hyödyllistä lopputulosta. Kannattaa kertoa, miksi aineistoa luetaan ja mitä siitä halutaan saada selville. Sama dokumentti voidaan tiivistää aivan eri tavalla esimerkiksi yrityksen johdolle, markkinointia suunnittelevalle tai henkilölle, joka etsii siitä tiettyjä velvoitteita ja määräaikoja.

Tekoälyä voi käyttää myös useamman dokumentin vertailuun: esimerkiksi etsimään aineistoista yhteisiä teemoja, eroavaisuuksia tai ristiriitaisia tietoja. Mitä tärkeämmästä tiedosta on kyse, sitä tärkeämpää on kuitenkin tarkistaa tekoälyn tekemät havainnot alkuperäisestä lähteestä.

Kokeile tällä promptilla

Tutustu liittämääni aineistoon. Älä tee vielä yleistä tiivistelmää, vaan etsi siitä erityisesti [kerro, mitä haluat selvittää].

Kerro:

1. tärkeimmät tähän kysymykseen liittyvät havainnot
2. mahdolliset päätökset, velvoitteet, määräajat tai luvut
3. asiat, jotka jäävät aineiston perusteella epäselviksi.

Perusta vastauksesi vain toimittamaani aineistoon. Älä täydennä puuttuvia tietoja omilla oletuksillasi. Jos aineistosta ei löydy vastausta johonkin kysymykseen, sano se suoraan.

Kerro jokaisen keskeisen havainnon yhteydessä, mistä kohdasta aineistoa tieto löytyy, jotta voin tarkistaa sen alkuperäisestä lähteestä.

4. Sähköpostien, viestien ja vastausten luonnostelu

Sähköposteihin ja erilaisiin viesteihin vastaaminen vie helposti yllättävän suuren osan työpäivästä. Tekoälystä voi olla apua etenkin silloin, kun vastaus pitäisi muotoilla selkeästi, tiivistää pitkä viestiketju tai sovittaa viesti eri vastaanottajille.

Tekoälylle ei tarvitse eikä myöskään kannata antaa tehtäväksi koko viestin kirjoittamista. Sitä voi käyttää esimerkiksi oman luonnoksen selkeyttämiseen, liian pitkän tekstin tiivistämiseen tai sävyn tarkistamiseen. Näin oma asiantuntemus ja ajatus säilyvät tekstin pohjana, mutta viimeistelyyn kuluu vähemmän aikaa.

Hyvä lopputulos syntyy yleensä silloin, kun tekoäly tietää kenelle viesti kirjoitetaan, mitä sillä halutaan saavuttaa ja miltä sen pitäisi kuulostaa. Myös tässä kannattaa huomioida tietosuoja ja välttää luottamuksellisten tai henkilötietoja sisältävien viestien syöttämistä palveluun, ellei käytössä oleva tekoälyratkaisu sovellu niiden käsittelyyn.

Kokeile tällä promptilla

Muokkaa alla olevasta luonnoksestani selkeä ja luonteva sähköposti.

Vastaanottaja: [kenelle viesti menee]
Tavoite: [mitä haluan viestillä saada aikaan]
Sävy: [esim. ystävällinen, asiantunteva ja helposti lähestyttävä]

Säilytä kaikki olennaiset asiat ja oma näkökulmani. Älä lisää uusia faktoja tai lupauksia, joita alkuperäisessä tekstissä ei ole.

Vältä turhaa kapulakieltä ja tekoälymäiseltä kuulostavia ilmaisuja. Kirjoita luonnollista suomea.

Luonnokseni:
[liitä teksti tähän]

5. Toistuvien työtehtävien tunnistaminen ja automatisointi

Kaikkea toistuvaa työtä ei tarvitse tehdä käsin. Jos sama tieto kopioidaan viikosta toiseen järjestelmästä toiseen, samanlaisia viestejä käsitellään jatkuvasti tai jonkin työvaiheen tekeminen vaatii aina samat muutamat klikkaukset, kannattaa pysähtyä miettimään, voisiko ainakin osan työstä automatisoida.

Tekoäly voi auttaa jo ennen varsinaisen automaation rakentamista. Sille voi kuvata nykyisen työprosessin vaihe vaiheelta ja pyytää tunnistamaan kohdat, joissa tehdään toistuvaa käsityötä. Tämän jälkeen voidaan arvioida, mikä kannattaa automatisoida, mikä jättää ihmisen tehtäväksi ja missä tekoäly voisi toimia osana prosessia.

Esimerkiksi verkkosivun yhteydenottolomakkeelta tuleva viesti voidaan ohjata oikealle henkilölle sen sisällön perusteella, asiakkaan antamista tiedoista voidaan muodostaa valmiin dokumentin luonnos tai eri järjestelmistä tulevaa tietoa voidaan koota automaattisesti yhteen paikkaan.

Tavoitteena ei ole automatisoida kaikkea mahdollista. Hyvä automaatio poistaa turhaa työtä – ei ihmisen harkintaa sieltä, missä sitä tarvitaan.

Kokeile tällä promptilla

Toimi työprosessien kehittämisen asiantuntijana. Haluan selvittää, voisiko seuraavaa toistuvaa työtehtävää tehdä fiksummin tekoälyn tai automaation avulla.

Nykyinen työprosessi:
[kuvaa vaihe vaiheelta, mitä tapahtuu nyt]

Kuinka usein työ tehdään:
[esim. päivittäin / 20 kertaa kuukaudessa]

Mihin kuluu eniten aikaa:
[kerro havaintosi]

Analysoi prosessi ja kerro:

1. mitkä vaiheet voisi mahdollisesti automatisoida
2. missä tekoälystä voisi olla hyötyä
3. mitkä vaiheet kannattaa edelleen jättää ihmisen tehtäväksi
4. mitä tietoja tai järjestelmiä mahdollinen toteutus vaatisi
5. mikä olisi yksinkertaisin tapa kokeilla ratkaisua pienessä mittakaavassa.

Älä oleta, että automaatio on aina paras ratkaisu. Jos nykyinen toimintatapa on järkevämpi, kerro myös se.

6. Ideoiden kehittäminen ja oman ajattelun haastaminen

Tekoälystä voi olla hyötyä myös silloin, kun mitään varsinaista tuotosta ei vielä tarvita. Sitä voi käyttää keskustelukumppanina uuden idean kehittämiseen, vaihtoehtojen etsimiseen tai oman suunnitelman heikkouksien tunnistamiseen.

Tässä on kuitenkin yksi sudenkuoppa: jos tekoälylle esittelee oman ideansa ja kysyy vain, “onko tämä hyvä idea?”, vastaukseksi saa helposti varsin myönteisen arvion. Hyödyllisempää on pyytää tekoälyä tarkoituksella haastamaan ajatusta.

Voit esimerkiksi pyytää sitä tarkastelemaan suunnitelmaa asiakkaan, kilpailijan tai talouden näkökulmasta, etsimään oletuksia, joille ei vielä ole perusteita, tai kertomaan, mikä suunnitelmassa todennäköisimmin epäonnistuu.

Tekoäly ei tee päätöstä puolestasi. Parhaimmillaan se auttaa näkemään kysymyksiä, joita et itse vielä huomannut kysyä.

Kokeile tällä promptilla

Toimi kriittisenä sparrauskumppanina. Älä pyri vahvistamaan ajatustani, vaan auta minua löytämään siitä heikkoudet, puuttuvat näkökulmat ja perusteettomat oletukset.

Ideani tai suunnitelmani:
[kuvaa idea tähän]

Tarkastele sitä ainakin seuraavista näkökulmista:

1. Mikä tässä on vahvaa?
2. Mitkä oletukset voivat olla vääriä?
3. Mitä olen mahdollisesti jättänyt huomioimatta?
4. Mitkä ovat kolme todennäköisintä syytä sille, että idea ei toimisi?
5. Miten ideaa voisi parantaa näiden havaintojen perusteella?

Erottele toisistaan asiat, jotka perustuvat antamiini tietoihin, ja asiat, jotka ovat omia oletuksiasi. Jos tarvitsisit lisää tietoa luotettavan arvion tekemiseen, kysy sitä sen sijaan, että keksisit puuttuvan tiedon.

7. Saman tiedon muokkaaminen eri käyttötarkoituksiin

Sama sisältö tarvitaan työssä usein moneen kertaan eri muodossa. Asiantuntijan kirjoittamasta pitkästä tekstistä voidaan tarvita tiivistelmä verkkosivuille, muutaman dian esitys, asiakasohje, uutiskirje ja somejulkaisu. Ilman tekoälyä jokainen versio tulee helposti kirjoitettua lähes alusta asti.

Tekoäly voi auttaa muokkaamaan jo olemassa olevan sisällön uuteen muotoon ja eri kohderyhmälle sopivaksi. Olennaista on antaa sille alkuperäinen aineisto ja kertoa tarkasti, kenelle uusi sisältö tehdään, missä sitä käytetään ja mitä sillä halutaan saada aikaan.

Tämä on eri asia kuin pyytää tekoälyä kirjoittamaan aiheesta kokonaan uusi teksti. Kun alkuperäinen asiantuntijasisältö toimii lähteenä, ihmisen tieto ja näkökulma säilyvät pohjalla ja tekoäly auttaa ennen kaikkea sisällön jalostamisessa.

Yhdestä hyvästä sisällöstä voi näin syntyä kokonainen sisältökokonaisuus ilman, että jokaista julkaisua tarvitsee aloittaa tyhjästä.

Kokeile tällä promptilla

Käytä vain liittämääni alkuperäistä aineistoa lähteenä.

Muokkaa siitä seuraavat sisällöt:

– verkkosivulle noin 150 sanan tiivistelmä
– asiakkaalle selkeä lyhyt ohje
– LinkedIn-julkaisu
– lyhyt Instagram- tai Facebook-julkaisu
– viiden kohdan runko esitystä varten.

Kohderyhmä: [kenelle sisältö tehdään]
Tavoite: [mitä vastaanottajan pitäisi ymmärtää tai tehdä]
Äänensävy: [esim. asiantunteva, selkeä ja helposti lähestyttävä]

Säilytä alkuperäisen aineiston faktat ja merkitys. Älä lisää uusia tietoja, väitteitä, lukuja tai esimerkkejä, joita lähdeaineistossa ei ole.

Älä vain lyhennä samaa tekstiä eri mittoihin, vaan muokkaa rakennetta ja esitystapaa kunkin kanavan ja kohderyhmän mukaan.

Tekoäly ei korvaa alkuperäistä asiantuntemusta – se voi auttaa saamaan siitä enemmän irti.

Aloita tarpeesta – älä työkalusta

Tekoälyn hyödyntämisen ei tarvitse alkaa uuden järjestelmän hankkimisesta tai suuresta kehitysprojektista. Hyvä ensimmäinen askel on tarkastella omaa työpäivää ja kysyä: mikä tässä vie turhaan aikaa, toistuu usein tai voisi toimia fiksummin?

Joskus ratkaisu löytyy yksinkertaisesta tekoälypromptista. Joskus olemassa olevan tiedon paremmasta hyödyntämisestä. Joskus taas kannattaa automatisoida kokonainen työvaihe. Kaikkea mahdollista ei kuitenkaan tarvitse – eikä kannata – tehdä tekoälyllä.

Tärkeintä on tunnistaa, mihin ongelmaan ratkaisua oikeastaan etsitään.

Tekoäly on parhaimmillaan työpari: se voi auttaa kirjoittamaan, jäsentämään, etsimään, vertailemaan, ideoimaan ja automatisoimaan. Vastuu lopputuloksesta, harkinnasta ja päätöksistä säilyy kuitenkin ihmisellä.

Löytyisikö sinun työstäsi jotain, jonka voisi tehdä fiksummin?

Kokeile aloittaa yhdestä tehtävästä. Valitse vaikka sellainen, jonka huomaat tekeväsi viikosta toiseen ja jonka kohdalla ajattelet: tähän täytyy olla parempikin tapa.

Loila Digital auttaa tunnistamaan tekoälyn, automaatioiden ja digitaalisten ratkaisujen käytännön mahdollisuuksia sekä viemään niitä osaksi oikeaa työtä. Lähdemme liikkeelle tarpeesta – emme työkalusta.

Lähteet ja lisätietoa:

https://tietosuoja.fi/tekoaly?utm_source=chatgpt.com
https://www.oecd.org/en/topics/sub-issues/generative-ai.html?utm_source=chatgpt.com

Lue myös:

Tekoäly vie työpaikkasi. Vai viekö?
Valehteleeko tekoäly? Näin saat siltä luotettavampia vastauksia
Tekoäly ei ole hakukone. Paitsi silloin kun se on.