Tekoälystä puhutaan paljon, mutta yrityksen kannalta olennaisin kysymys ei ole, mitä kaikkea tekoäly osaa, vaan miten tekoälyä voidaan hyödyntää yrityksen arjessa. Olennaista on löytää ne kohdat omasta työstä, joissa siitä on oikeasti hyötyä. Parhaimmillaan tekoäly säästää aikaa, vähentää turhaa työtä ja vapauttaa aikaa siihen, missä ihmistä oikeasti tarvitaan.
Tekoälystä on eniten hyötyä siellä, missä työ oikeasti tapahtuu
Tekoälyn käyttöönotto ei tarkoita sitä, että yrityksen pitäisi hankkia kerralla uusia järjestelmiä tai automatisoida koko toimintansa. Usein paras paikka aloittaa löytyy paljon lähempää: yhdestä toistuvasta työtehtävästä, johon kuluu viikosta toiseen tarpeettoman paljon aikaa.
Se voi olla sähköposteihin vastaamista, sisältöjen suunnittelua, pitkien aineistojen läpikäyntiä, tarjousten valmistelua tai tiedon etsimistä useasta eri paikasta. Kun tällainen työvaihe tunnistetaan, voidaan miettiä, voisiko tekoäly tehdä siitä osan nopeammin – tai ainakin helpottaa ihmisen työtä.
Hyvä lähtökohta on siis yksinkertainen: älä aloita työkalusta. Aloita ongelmasta.
7 käytännön tapaa hyödyntää tekoälyä yrityksessä
Tekoälyn hyödyntämisen ei tarvitse alkaa suuresta projektista. Usein jo yhden arkisen työvaiheen tekeminen fiksummin voi säästää yllättävän paljon aikaa. Tässä seitsemän näkökohtaa, joista käsin oman yrityksen arkea kannattaa tarkastella.
1. Sisältöjen ideointi ja ensimmäisten luonnosten tekeminen
Tyhjän sivun tuijottaminen vie yllättävän paljon aikaa. Tekoälyä voi käyttää esimerkiksi somejulkaisujen, uutiskirjeiden, verkkosivutekstien tai blogiartikkeleiden ideointiin ja ensimmäisten luonnosten tekemiseen.
Valmista sisältöä ei kuitenkaan kannata julkaista sellaisenaan. Yrityksen oma näkökulma, asiantuntemus ja äänensävy tekevät sisällöstä kiinnostavaa – tekoäly voi nopeuttaa matkaa ensimmäisestä ajatuksesta valmiiseen tekstiin.
Kokeile käytännössä: anna tekoälylle pelkän aiheen sijaan myös kohderyhmä, tavoite, haluttu sävy ja tieto siitä, mitä lukijan pitäisi sisällön jälkeen tietää tai tehdä.
Kokeile tällä promptilla
Auta minua suunnittelemaan sisältöä seuraavasta aiheesta: [aihe].
Kohderyhmä: [kenelle sisältö on tarkoitettu]
Tavoite: [mitä haluan lukijan ymmärtävän, tuntevan tai tekevän]
Kanava: [esim. verkkosivu, LinkedIn, Instagram, uutiskirje]
Äänensävy: [esim. asiantunteva, helposti lähestyttävä ja selkeä]Ehdota ensin 5 erilaista näkökulmaa aiheeseen. Älä kirjoita vielä valmista sisältöä.
Kerro jokaisesta näkökulmasta lyhyesti:
– mikä on sen pääajatus
– miksi se voisi kiinnostaa kohderyhmää
– millainen otsikko tai aloitus voisi herättää huomion.Vältä itsestäänselvyyksiä ja yleisiä markkinointifraaseja. Älä keksi faktoja, lukuja tai lähteitä. Jos näkökulma edellyttäisi tietoa, jota en ole antanut, kerro mitä tietoa tarvitset.
Miksi ensin vain näkökulmat? Kun tekoälyä pyytää kirjoittamaan heti valmiin tekstin, se päättää samalla puolestasi, mistä näkökulmasta aihetta käsitellään. Pyytämällä ensin vaihtoehtoja säilytät itse paremmin sisällön suunnan ja voit käyttää tekoälyä aidosti ideoinnin apuna.
2. Paperisten aineistojen muuttaminen sähköiseen muotoon
Kaikki yrityksen tai organisaation tarvitsema tieto ei aina löydy valmiiksi sähköisessä muodossa. Arkistosta voi löytyä esimerkiksi vanha suunnitelma, ohje, lomake, taulukko tai muu paperinen aineisto, josta tarvittaisiin muokattava ja nykyaikainen digitaalinen versio.
Tekoäly voi nopeuttaa tällaista työtä huomattavasti. Paperisen aineiston voi esimerkiksi kuvata tai skannata ja tekoälyn avulla sen sisältö voidaan tunnistaa, jäsentää ja muotoilla uudelleen haluttuun muotoon. Lopputuloksena voi olla vaikkapa selkeä tekstiasiakirja, taulukko, päivitetty ohje tai uuden dokumentin ensimmäinen luonnos.
Oleellista on kuitenkin tarkistaa tekoälyn tuottama sisältö alkuperäistä aineistoa vasten. Myös tietosuoja, tietoturva ja käytettävän tekoälypalvelun ehdot täytyy huomioida ennen aineiston syöttämistä palveluun – kaikkea materiaalia ei voi käsitellä missä tahansa tekoälypalvelussa.
Kokeile käytännössä: etsi työstäsi paperinen dokumentti, jonka tietoja joudutaan edelleen käyttämään tai kopioimaan käsin. Mieti ensin, millaisessa sähköisessä muodossa siitä olisi eniten hyötyä, ja pyydä vasta sen jälkeen tekoälyä muodostamaan aineistosta halutunlainen rakenne.
Kokeile tällä promptilla:
Olen liittänyt mukaan kuvan/skannauksen paperimuotoisesta asiakirjasta.
Muunna sen sisältö sähköiseen, muokattavaan muotoon. Säilytä kaikki alkuperäisen asiakirjan asiasisältö, mutta jäsennä se selkeästi otsikoiden, kappaleiden ja tarvittaessa luetteloiden tai taulukon avulla.
Älä keksi tai täydennä puuttuvia tietoja. Jos jokin kohta ei erotu kuvasta varmasti, merkitse se muodossa [epäselvä].
Tarkista lopuksi, että kaikki kuvassa näkyvä olennainen sisältö löytyy sähköisestä versiosta.
Muotoile lopputulos niin, että voin siirtää sen helposti [Word-asiakirjaan / Excel-taulukkoon / uuteen ohjeeseen / lomakepohjaan]
Vielä parempi lopputulos syntyy, kun kerrot tekoälylle myös, mihin dokumenttia käytetään. Esimerkiksi: “Tästä tulee henkilöstölle tarkoitettu työohje. Tee rakenteesta helposti silmäiltävä, mutta älä muuta alkuperäisen ohjeen sisältöä.”
3. Pitkien aineistojen tiivistäminen ja olennaisen tiedon löytäminen
Pitkän raportin, sopimuksen, selvityksen tai muun aineiston läpikäymiseen voi kulua paljon aikaa – etenkin silloin, kun siitä etsitään vain muutamaa tiettyä asiaa. Tekoäly voi auttaa hahmottamaan laajoja kokonaisuuksia, tekemään niistä tiivistelmiä ja etsimään aineistosta juuri haluttuun kysymykseen liittyviä kohtia.
Pelkkä “tiivistä tämä” ei kuitenkaan välttämättä tuota kovin hyödyllistä lopputulosta. Kannattaa kertoa, miksi aineistoa luetaan ja mitä siitä halutaan saada selville. Sama dokumentti voidaan tiivistää aivan eri tavalla esimerkiksi yrityksen johdolle, markkinointia suunnittelevalle tai henkilölle, joka etsii siitä tiettyjä velvoitteita ja määräaikoja.
Tekoälyä voi käyttää myös useamman dokumentin vertailuun: esimerkiksi etsimään aineistoista yhteisiä teemoja, eroavaisuuksia tai ristiriitaisia tietoja. Mitä tärkeämmästä tiedosta on kyse, sitä tärkeämpää on kuitenkin tarkistaa tekoälyn tekemät havainnot alkuperäisestä lähteestä.
Kokeile tällä promptilla
Tutustu liittämääni aineistoon. Älä tee vielä yleistä tiivistelmää, vaan etsi siitä erityisesti [kerro, mitä haluat selvittää].
Kerro:
- tärkeimmät tähän kysymykseen liittyvät havainnot
- mahdolliset päätökset, velvoitteet, määräajat tai luvut
- asiat, jotka jäävät aineiston perusteella epäselviksi.
Perusta vastauksesi vain toimittamaani aineistoon. Älä täydennä puuttuvia tietoja omilla oletuksillasi. Jos aineistosta ei löydy vastausta johonkin kysymykseen, sano se suoraan.
Kerro jokaisen keskeisen havainnon yhteydessä, mistä kohdasta aineistoa tieto löytyy, jotta voin tarkistaa sen alkuperäisestä lähteestä.
4. Sähköpostien, viestien ja vastausten luonnostelu
Sähköposteihin ja erilaisiin viesteihin vastaaminen vie helposti yllättävän suuren osan työpäivästä. Tekoälystä voi olla apua etenkin silloin, kun vastaus pitäisi muotoilla selkeästi, tiivistää pitkä viestiketju tai sovittaa viesti eri vastaanottajille.
Tekoälylle ei tarvitse eikä myöskään kannata antaa tehtäväksi koko viestin kirjoittamista. Sitä voi käyttää esimerkiksi oman luonnoksen selkeyttämiseen, liian pitkän tekstin tiivistämiseen tai sävyn tarkistamiseen. Näin oma asiantuntemus ja ajatus säilyvät tekstin pohjana, mutta viimeistelyyn kuluu vähemmän aikaa.
Hyvä lopputulos syntyy yleensä silloin, kun tekoäly tietää kenelle viesti kirjoitetaan, mitä sillä halutaan saavuttaa ja miltä sen pitäisi kuulostaa. Myös tässä kannattaa huomioida tietosuoja ja välttää luottamuksellisten tai henkilötietoja sisältävien viestien syöttämistä palveluun, ellei käytössä oleva tekoälyratkaisu sovellu niiden käsittelyyn.
Kokeile tällä promptilla
Muokkaa alla olevasta luonnoksestani selkeä ja luonteva sähköposti.
Vastaanottaja: [kenelle viesti menee]
Tavoite: [mitä haluan viestillä saada aikaan]
Sävy: [esim. ystävällinen, asiantunteva ja helposti lähestyttävä]Säilytä kaikki olennaiset asiat ja oma näkökulmani. Älä lisää uusia faktoja tai lupauksia, joita alkuperäisessä tekstissä ei ole.
Vältä turhaa kapulakieltä ja tekoälymäiseltä kuulostavia ilmaisuja. Kirjoita luonnollista suomea.
Luonnokseni:
[liitä teksti tähän]
5. Toistuvien työtehtävien tunnistaminen ja automatisointi
Kaikkea toistuvaa työtä ei tarvitse tehdä käsin. Jos sama tieto kopioidaan viikosta toiseen järjestelmästä toiseen, samanlaisia viestejä käsitellään jatkuvasti tai jonkin työvaiheen tekeminen vaatii aina samat muutamat klikkaukset, kannattaa pysähtyä miettimään, voisiko ainakin osan työstä automatisoida.
Tekoäly voi auttaa jo ennen varsinaisen automaation rakentamista. Sille voi kuvata nykyisen työprosessin vaihe vaiheelta ja pyytää tunnistamaan kohdat, joissa tehdään toistuvaa käsityötä. Tämän jälkeen voidaan arvioida, mikä kannattaa automatisoida, mikä jättää ihmisen tehtäväksi ja missä tekoäly voisi toimia osana prosessia.
Esimerkiksi verkkosivun yhteydenottolomakkeelta tuleva viesti voidaan ohjata oikealle henkilölle sen sisällön perusteella, asiakkaan antamista tiedoista voidaan muodostaa valmiin dokumentin luonnos tai eri järjestelmistä tulevaa tietoa voidaan koota automaattisesti yhteen paikkaan.
Tavoitteena ei ole automatisoida kaikkea mahdollista. Hyvä automaatio poistaa turhaa työtä – ei ihmisen harkintaa sieltä, missä sitä tarvitaan.
Kokeile tällä promptilla
Toimi työprosessien kehittämisen asiantuntijana. Haluan selvittää, voisiko seuraavaa toistuvaa työtehtävää tehdä fiksummin tekoälyn tai automaation avulla.
Nykyinen työprosessi:
[kuvaa vaihe vaiheelta, mitä tapahtuu nyt]Kuinka usein työ tehdään:
[esim. päivittäin / 20 kertaa kuukaudessa]Mihin kuluu eniten aikaa:
[kerro havaintosi]Analysoi prosessi ja kerro:
- mitkä vaiheet voisi mahdollisesti automatisoida
- missä tekoälystä voisi olla hyötyä
- mitkä vaiheet kannattaa edelleen jättää ihmisen tehtäväksi
- mitä tietoja tai järjestelmiä mahdollinen toteutus vaatisi
- mikä olisi yksinkertaisin tapa kokeilla ratkaisua pienessä mittakaavassa.
Älä oleta, että automaatio on aina paras ratkaisu. Jos nykyinen toimintatapa on järkevämpi, kerro myös se.
6. Ideoiden kehittäminen ja oman ajattelun haastaminen
Tekoälystä voi olla hyötyä myös silloin, kun mitään varsinaista tuotosta ei vielä tarvita. Sitä voi käyttää keskustelukumppanina uuden idean kehittämiseen, vaihtoehtojen etsimiseen tai oman suunnitelman heikkouksien tunnistamiseen.
Tässä on kuitenkin yksi sudenkuoppa: jos tekoälylle esittelee oman ideansa ja kysyy vain, “onko tämä hyvä idea?”, vastaukseksi saa helposti varsin myönteisen arvion. Hyödyllisempää on pyytää tekoälyä tarkoituksella haastamaan ajatusta.
Voit esimerkiksi pyytää sitä tarkastelemaan suunnitelmaa asiakkaan, kilpailijan tai talouden näkökulmasta, etsimään oletuksia, joille ei vielä ole perusteita, tai kertomaan, mikä suunnitelmassa todennäköisimmin epäonnistuu.
Tekoäly ei tee päätöstä puolestasi. Parhaimmillaan se auttaa näkemään kysymyksiä, joita et itse vielä huomannut kysyä.
Kokeile tällä promptilla
Toimi kriittisenä sparrauskumppanina. Älä pyri vahvistamaan ajatustani, vaan auta minua löytämään siitä heikkoudet, puuttuvat näkökulmat ja perusteettomat oletukset.
Ideani tai suunnitelmani:
[kuvaa idea tähän]Tarkastele sitä ainakin seuraavista näkökulmista:
- Mikä tässä on vahvaa?
- Mitkä oletukset voivat olla vääriä?
- Mitä olen mahdollisesti jättänyt huomioimatta?
- Mitkä ovat kolme todennäköisintä syytä sille, että idea ei toimisi?
- Miten ideaa voisi parantaa näiden havaintojen perusteella?
Erottele toisistaan asiat, jotka perustuvat antamiini tietoihin, ja asiat, jotka ovat omia oletuksiasi. Jos tarvitsisit lisää tietoa luotettavan arvion tekemiseen, kysy sitä sen sijaan, että keksisit puuttuvan tiedon.
7. Saman tiedon muokkaaminen eri käyttötarkoituksiin
Sama sisältö tarvitaan työssä usein moneen kertaan eri muodossa. Asiantuntijan kirjoittamasta pitkästä tekstistä voidaan tarvita tiivistelmä verkkosivuille, muutaman dian esitys, asiakasohje, uutiskirje ja somejulkaisu. Ilman tekoälyä jokainen versio tulee helposti kirjoitettua lähes alusta asti.
Tekoäly voi auttaa muokkaamaan jo olemassa olevan sisällön uuteen muotoon ja eri kohderyhmälle sopivaksi. Olennaista on antaa sille alkuperäinen aineisto ja kertoa tarkasti, kenelle uusi sisältö tehdään, missä sitä käytetään ja mitä sillä halutaan saada aikaan.
Tämä on eri asia kuin pyytää tekoälyä kirjoittamaan aiheesta kokonaan uusi teksti. Kun alkuperäinen asiantuntijasisältö toimii lähteenä, ihmisen tieto ja näkökulma säilyvät pohjalla ja tekoäly auttaa ennen kaikkea sisällön jalostamisessa.
Yhdestä hyvästä sisällöstä voi näin syntyä kokonainen sisältökokonaisuus ilman, että jokaista julkaisua tarvitsee aloittaa tyhjästä.
Kokeile tällä promptilla
Käytä vain liittämääni alkuperäistä aineistoa lähteenä.
Muokkaa siitä seuraavat sisällöt:
– verkkosivulle noin 150 sanan tiivistelmä
– asiakkaalle selkeä lyhyt ohje
– LinkedIn-julkaisu
– lyhyt Instagram- tai Facebook-julkaisu
– viiden kohdan runko esitystä varten.Kohderyhmä: [kenelle sisältö tehdään]
Tavoite: [mitä vastaanottajan pitäisi ymmärtää tai tehdä]
Äänensävy: [esim. asiantunteva, selkeä ja helposti lähestyttävä]Säilytä alkuperäisen aineiston faktat ja merkitys. Älä lisää uusia tietoja, väitteitä, lukuja tai esimerkkejä, joita lähdeaineistossa ei ole.
Älä vain lyhennä samaa tekstiä eri mittoihin, vaan muokkaa rakennetta ja esitystapaa kunkin kanavan ja kohderyhmän mukaan.
Tekoäly ei korvaa alkuperäistä asiantuntemusta – se voi auttaa saamaan siitä enemmän irti.
Aloita tarpeesta – älä työkalusta
Tekoälyn hyödyntämisen ei tarvitse alkaa uuden järjestelmän hankkimisesta tai suuresta kehitysprojektista. Hyvä ensimmäinen askel on tarkastella omaa työpäivää ja kysyä: mikä tässä vie turhaan aikaa, toistuu usein tai voisi toimia fiksummin?
Joskus ratkaisu löytyy yksinkertaisesta tekoälypromptista. Joskus olemassa olevan tiedon paremmasta hyödyntämisestä. Joskus taas kannattaa automatisoida kokonainen työvaihe. Kaikkea mahdollista ei kuitenkaan tarvitse – eikä kannata – tehdä tekoälyllä.
Tärkeintä on tunnistaa, mihin ongelmaan ratkaisua oikeastaan etsitään.
Tekoäly on parhaimmillaan työpari: se voi auttaa kirjoittamaan, jäsentämään, etsimään, vertailemaan, ideoimaan ja automatisoimaan. Vastuu lopputuloksesta, harkinnasta ja päätöksistä säilyy kuitenkin ihmisellä.
Löytyisikö sinun työstäsi jotain, jonka voisi tehdä fiksummin?
Kokeile aloittaa yhdestä tehtävästä. Valitse vaikka sellainen, jonka huomaat tekeväsi viikosta toiseen ja jonka kohdalla ajattelet: tähän täytyy olla parempikin tapa.
Loila Digital auttaa tunnistamaan tekoälyn, automaatioiden ja digitaalisten ratkaisujen käytännön mahdollisuuksia sekä viemään niitä osaksi oikeaa työtä. Lähdemme liikkeelle tarpeesta – emme työkalusta.
Lähteet ja lisätietoa:
https://tietosuoja.fi/tekoaly?utm_source=chatgpt.com
https://www.oecd.org/en/topics/sub-issues/generative-ai.html?utm_source=chatgpt.com
Lue myös:
Tekoäly vie työpaikkasi. Vai viekö?
Valehteleeko tekoäly? Näin saat siltä luotettavampia vastauksia
Tekoäly ei ole hakukone. Paitsi silloin kun se on.