Esitteitä on vielä kaksi laatikkoa varastossa. Kuvat näyttävät hyviltä ja paperi tuntuu laadukkaalta. Mutta kannessa lukee viime vuoden kesä, yksi yhteyshenkilö on vaihtunut ja tapahtumaohjelma on jo päättynyt.
Tuttu tilanne yrityksessä, yhdistyksessä tai matkailuorganisaatiossa? Esitteen käyttöikää kannattaa miettiä jo ennen ensimmäistä painosta.
Aikaa kestävä esite syntyy sisällön valinnoista, kuvista, toimivasta rakenteesta ja siitä, miten painettu materiaali yhdistetään ajantasaisiin verkkotietoihin. Tavoitteena on tehdä esite, jota voi käyttää mahdollisimman pitkään ilman, että lukija saa vanhentuneen käsityksen tarjonnasta.
Painettuun esitteeseen valitaan sen tehtävää palvelevat, mahdollisimman pysyvät tiedot. Muuttuville tiedoille suunnitellaan paikka, jota voidaan päivittää.
Päätä ensin, mitä esitteen pitää saada aikaan
Pitkä käyttöikä on hyödyllinen tavoite, mutta ensin esitteellä pitää olla selkeä tehtävä.
Haluatko esitellä yrityksesi palveluja, houkutella vierailulle, auttaa valitsemaan sopivan palvelun vai kutsua mukaan yhdistyksen toimintaan? Missä lukija saa esitteen, ja mitä hän tietää sinusta jo valmiiksi?
Yrityksen yleisesittely ja määräaikaisen tarjouksen esite voivat tarvita eri sisällöt. Matkailualueen ympärivuotinen esite ja kesän tapahtumaohjelma palvelevat myös eri tilanteita. Ajankohtaiselle painotuotteelle voi olla hyvä syy, vaikka sen käyttöikä on tarkoituksella lyhyt.
Kirjoita ennen suunnittelua yksi lause:
Tämän esitteen avulla haluan, että lukija ______.
Se auttaa valitsemaan, mitä painetaan ja mitä kerrotaan myöhemmin.
Esittele se, mikä tekee tarjonnastasi kiinnostavan
Yrityksen pitkäikäinen esite voi kertoa, kenelle palvelut sopivat, millaisissa tilanteissa yritys auttaa ja miten yhteistyö alkaa. Matkailuesite voi avata paikan luonnetta ja vierailun mahdollisuuksia. Yhdistyksen esite voi kertoa toiminnan tarkoituksesta ja tavoista tulla mukaan.
Lukija tarvitsee konkreettista sisältöä. Pelkkä ”elämyksiä kaikille” ei vielä kerro, mitä hän voi tehdä. Taidekohteet, luontoreitit, paikallinen ruoka ja majoitusmahdollisuudet antavat jo selkeämmän kuvan tarjonnasta.
Palvelut ja kohteet voivat silti muuttua. Siksi myös pysyvämmiltä tuntuvat tiedot tarkistetaan säännöllisesti.
Aikaa kestävä sisältö on mahdollisimman pitkäikäistä ja samalla riittävän täsmällistä ollakseen hyödyllistä.
Mitä esitteestä pitäisi löytyä?
Valitse esitteen tehtävän mukaan ainakin nämä sisällöt:
- Selkeä esittely: mikä yritys, yhdistys tai paikka on kyseessä?
- Kohderyhmä ja hyöty: kenelle tarjonta sopii ja mitä lukija siitä saa?
- Olennaiset palvelut tai vierailumahdollisuudet: mitä käytännössä on tarjolla?
- Päätöstä tukevat tiedot: esimerkiksi sijainti, työnäyte, palvelun sisältö tai tieto yhteistyön etenemisestä.
- Tarjontaa vastaavat kuvat: mitä niiden pitäisi auttaa ymmärtämään?
- Yhteydenottoreitti ja seuraava askel: mistä kysytään, varataan tai löydetään lisätietoa?
Kaikki eivät tarvitse omaa sivua tai otsikkoa. Esitteen ei myöskään tarvitse sisältää koko verkkosivuston tietomäärää. Sen pitää kuitenkin toimia lukijalle ilman jatkuvaa arvaamista.
Arvioi tiedot niiden muuttumisnopeuden mukaan
Kysy jokaisesta tiedosta: onko tämä todennäköisesti oikein vielä silloin, kun viimeisiä esitteitä jaetaan?
Jos tieto muuttuu usein, mieti, tarvitaanko se juuri tähän painotuotteeseen vai voisiko lukijan ohjata ajantasaiseen sisältöön.
| Painettuun yleisesitteeseen voi sopia | Verkossa päivitettäväksi voi sopia |
|---|---|
| Yrityksen tai toiminnan ydin ja asiakashyöty | Ajankohtaiset muutokset ja uutiset |
| Keskeiset palvelukokonaisuudet | Tarkka saatavuus ja vaihtuva tarjonta |
| Paikan luonne ja vierailumahdollisuudet | Tapahtumapäivät ja kausiohjelmat |
| Tarjontaa edustavat kuvat ja esimerkit | Vaihtuvat menut ja näyttelyohjelmat |
| Sijainti ja yleinen yhteydenottokanava | Poikkeusaukioloajat ja vaihtuvat yhteyshenkilöt |
| Ohje lisätiedon löytämiseen tai varaamiseen | Varaustilanne, usein muuttuvat hinnat ja kampanjat |
Taulukko on suunnittelun apu. Esimerkiksi hinnasto voi olla esitteen varsinainen tehtävä, jolloin hinnat kuuluvat siihen. Silloin suunnitellaan myös niiden tarkistus, voimassaolo ja uuden version jakelu.
Näin sovellat ohjetta erilaisiin tarkoituksiin
Ravintola: tarjonnan luonne esitteeseen, viikon menu verkkoon
Ravintolan yleisesite voisi esitellä ruokatarjonnan luonnetta, tunnelmaa, sijaintia ja mahdollisuutta järjestää tilaisuuksia. Viikon lounasmenu ja poikkeusaukioloajat löytyisivät ylläpidettävältä sivulta.
Pelkkä ”Katso kaikki verkosta” jättäisi esitteen sisällön ohueksi. Anna ensin syy kiinnostua: millaiseen ruokailuhetkeen ravintola sopii ja mitä siellä voi odottaa?
Matkailualue: ympärivuotinen yleisesite ja ajankohtainen ohjelma
Matkailuesite voisi esitellä alueen taidetta, luontoa, paikallisia makuja ja majoitusmahdollisuuksia. Mukana olisi tietoa siitä, missä alue sijaitsee ja miten vierailun suunnittelun voi aloittaa.
Tietyn kesän tapahtumapäivät, näyttelyiden tarkat ajankohdat ja vierailukohteiden aukioloajat löytyisivät ajantasaiselta vierailusivulta. Yleisesitteen rinnalle voisi tarvittaessa tehdä lyhyemmän kausiohjelman tai vaihtuvan liitteen.
Näin jokainen muuttuva ohjelmatieto ei olisi osa samaa painettavaa kokonaisuutta. Myös kausiliitteestä pitää näkyä, milloin sen tiedot ovat voimassa.
Yhdistys: toiminnan tarkoitus esitteeseen, kauden aikataulut verkkoon
Yhdistyksen esite voisi kertoa, millaista toimintaa järjestetään, kenelle se sopii ja miten mukaan pääsee. Kauden ryhmät, kokoontumisajat ja ilmoittautuminen löytyisivät ylläpidettävästä kanavasta.
Myös ihmiselle, joka ei käytä verkkopalveluja, kannattaa antaa mahdollisuus kysyä lisätietoja esimerkiksi puhelimitse.
Valitse kuvat ja sanamuodot käyttöiän mukaan
Kannen vuosiluku, ”uutuus”-maininta tai yhteen kampanjaan sidottu otsikko voi rajata esitteen käyttöä. Arvioi, ovatko ne tarpeen juuri tässä materiaalissa.
Kuvien pitää edustaa todellista tarjontaa. Jo päättyneen näyttelyn kuva voi toimia tunnelmakuvana, mutta tekstin ei pitäisi antaa ymmärtää, että sama näyttely on edelleen nähtävissä. Yrityksen työnäytteestä voi puolestaan kertoa, että se on aiempi toteutus.
Vuodenaikojen näyttäminen voi olla tarkoituksenmukaista. Ympärivuotista matkailua esittelevässä materiaalissa kannattaa miettiä, kuvaako pelkkä kesäkuvasto haluttua kokonaisuutta.
Suosi sisältöä, jonka merkitys säilyy. Esimerkiksi ”Tutustu alueen kulttuurikohteisiin” voi palvella pidempään kuin ”Kesän uudet näyttelyt 2026”. Jälkimmäinen sopii hyvin kyseisen kesän ohjelmaan.
Suunnittele myös linkin käyttöikä
QR-koodia tärkeämpi suunnittelupäätös on se, minne lukija sen avulla päätyy.
Valitse mahdollisuuksien mukaan omassa hallinnassa oleva verkkosoite ja esitteen aihetta vastaava kohdesivu. Matkailuesite voisi ohjata vierailun suunnitteluun, palveluesite kyseisen palvelun lisätietoihin.
Lyhyt osoite, kuten oman verkkotunnuksen alla oleva /vieraile-sivu, voi toimia esitteessä pitkään, jos osoitteen jatkuvuudesta huolehditaan myös sivuston uudistuksissa.
Tarkista nämä:
- Kerro QR-koodin yhteydessä, mitä avaamalla löytyy.
- Lisää rinnalle kirjoitettavissa oleva verkkosoite.
- Varmista, että kohdesivun päivittämisestä vastaa joku.
- Testaa koodi todellisesta vedoksesta tai painetusta esitteestä.
- Huolehdi vanhan osoitteen toimivuudesta, jos sisältö myöhemmin siirtyy.
Jos käytät erillistä QR-palvelua, selvitä myös palvelun jatkuvuus, mahdolliset maksut ja se, mitä koodille tapahtuu tilauksen päättyessä.
QR-koodi ei itsessään pidä tietoja ajan tasalla. Kohdesivu ja sen ylläpito tarvitsevat suunnitelman.
Tarkistuslista ennen painamista
- Esitteen kohderyhmä, tehtävä ja suunniteltu käyttöaika on määritelty.
- Lukija ymmärtää, mitä tarjotaan, missä ja kenelle.
- Esitteessä on riittävästi konkreettista tietoa myös ilman verkossa käymistä.
- Vuosiluvut, kampanjat ja nopeasti muuttuvat tiedot on arvioitu.
- Hintojen ja muiden tarjousta rajaavien tietojen merkitys on selkeä.
- Kuvat vastaavat esiteltävää tarjontaa, ja niiden käyttöoikeudet on tarkistettu.
- Yhteystiedot toimivat, ja yhteydenotot ohjautuvat oikeaan paikkaan.
- QR-koodit ja verkkosoitteet on testattu.
- Kohdesivuilta löytyvät luvatut tiedot, ja päivitysvastuu on sovittu.
- Tekstiä ja kuvia on tarkasteltu lopullisessa koossa.
- Aineisto vastaa painotalon ohjeita.
- Ulkopuolinen lukija ymmärtää seuraavan askeleen ilman suullista selitystä.
Painosmäärää kannattaa arvioida suunnitellun käytön ja jakelupaikkojen perusteella. Jos tarjonnassa on lähiaikoina tulossa muutoksia, huomioi ne ennen suuren erän tilaamista.
Tarkistuslista esitteen käytön aikana
Pitkäikäiseksi suunniteltu esite tarvitsee edelleen tarkistuksia. Ehdotamme esimerkiksi puolivuosittaista läpikäyntiä ja tarkistusta aina ennen uutta painosta tai tärkeää jakelutilannetta. Tiedossa oleva virhe korjataan heti.
- Palvelut ja vierailumahdollisuudet ovat edelleen olemassa.
- Kuvat ja kuvaukset antavat oikean käsityksen nykyisestä tarjonnasta.
- Yhteystiedot, verkkosoitteet ja QR-koodit toimivat.
- Kohdesivujen tiedot ovat ajan tasalla.
- Toimintakehotus vastaa edelleen asiakkaan mahdollista seuraavaa askelta.
- Painettuja kappaleita voi jakaa ilman olennaisia virheitä.
- Verkkosivulla ja sähköpostipohjissa on oikea esiteversio.
- Jakelukumppanit tietävät mahdollisista muutoksista.
- Viimeisin tarkistus ja seuraava tarkistuspäivä on kirjattu.
Osa päivityksistä voi onnistua verkkosivua muuttamalla. Jos painettu esite antaa olennaisesti väärää tietoa, pelkkä verkkosivun korjaaminen ei riitä. Arvioi, voiko painetun tiedon korjata selkeästi vai pitääkö esite poistaa jakelusta.
Tee päivityksestä osa suunnitelmaa
Nimeä esitteen ja sen kohdesivujen vastuuhenkilöt. Kirjaa myös, missä materiaalia jaetaan ja mistä uusin tiedosto löytyy.
Muokattava esitepohja auttaa ylläpitämään rakennetta, kun kuvia tai tekstejä vaihdetaan. Sen rinnalle tarvitaan sisältöohje: mitä painettuun esitteeseen kuuluu, mitä ylläpidetään muualla ja milloin kokonaisuus tarkistetaan.
Ota oma esitteesi esiin ja ympyröi tiedot, joiden arvelet muuttuvan seuraavan vuoden aikana. Mieti jokaisen kohdalla, tarvitseeko lukija sen painettuna ja miten mahdollinen muutos hoidetaan. Siinä on konkreettinen alku pidempään palvelevalle esitteelle.
Tee oma esitteesi valmiin pohjan avulla
Haluatko viedä artikkelin vinkit käytäntöön? Loilan esitepohja asiantuntija- ja yrityspalveluihin, sekä esitepohja matkailupalvaluihin auttaa kertomaan selkeästi, mitä tarjoat, kenelle palvelusi sopivat ja miksi asiakkaan kannattaa valita sinut.
Saat nelisivuisen A5-esitepohjan, jota voit muokata Canvassa omilla teksteilläsi, kuvillasi ja väreilläsi. Mukana tuleva käyttöopas auttaa valitsemaan aikaa kestävää sisältöä sekä tarkistamaan esitteen ennen painamista ja myöhemmin sen päivittämisen yhteydessä.
Suunnitteletko yrityksen, yhdistyksen tai matkailukohteen esitettä? Ota yhteyttä Loila Studioon ja kerro, kenelle materiaali tehdään, missä sitä jaetaan ja kuinka pitkään sen pitäisi palvella. Suunnitellaan sisältö ja ilme, jotka tukevat käyttötarkoitustasi.